HEADs AI
05
誰でもできる形にする方法

新人に、
横についていなくていい。

この方法で、こうなります新人が自分で見て進められて、教える側は確認するだけになる当てはまるかどうかと、飲食店に置き換えた例は、このあとに続きます。

新人が入るたび、誰かが横についていませんか。忙しい時間は放っておくことになり、教える人によって言うことも変わります。
手順が、どこにも書かれていないからです。覚えている人がそれぞれの言い方で伝えるので、少しずつずれていきます。
いまある資料をAIに読ませれば、足りないところを挙げてきます。そこだけ撮り足せば、見れば分かる形になります。

ここに書かれているのは、ひとつの例です。置き場所も、担当の決め方も、会社によって変わります。

① 実際、どう使うのか
  1. 用意するものいまあるものを、そのまま出してください。これまでの手順書、業務の進め方の資料、現場の貼り紙。
    足りないところは、AIに読ませれば挙がってきます。そこだけ撮るか、書き足します。
    マニュアルが1枚も無い場合は、通しでやっているところを撮るところから始めます。
  2. AIと一緒にやること集めたものを、覚えられる単位に切り分けます。手順の区切り、それぞれの要点、説明の文章まで。
    そのうえで、残す形を中身で選びます。条件や数値の一覧は文章のほうが速い。手の動きや置き場所は、映像なら一目です。
    いま文章になっているものを映像に直すと、覚えるのが早くなることがあります。
    外国人スタッフがいる場合は、同じものから翻訳も作れます。
  3. たまる場所スマホから見られる場所に1か所。いま使っている共有フォルダや、動画を置けるサービスで十分です。
    覚えている人の頭の中ではなく、会社に残ります。
  4. 使うとき・直すとき作業の前に開いて、見ながらやります。教える側は、できたかどうかを確認するだけ。
    手順が変わったら、その場を撮り直して差し替えるだけです。

切り分けと下書きはAI側です。何ができたら「できた」とするか、その線を決めるのは人です。

② どう進めるか
  1. マニュアルにする作業を、選ぶ毎回だれかが教えている作業から。判断が要らず、手順が決まっているものほど向いています。
    迷う判断が混じる作業は、先に手順の部分だけ切り出します。
  2. いまある資料を集めて、実物と合っているか見るこれまでの手順書、貼り紙、進め方の資料。まず、あるものを全部出します。
    古いまま残っているものは、直すより撮り直したほうが速いことがあります。
    マニュアルが1枚も無いなら、ここは飛ばして、通しでやっているところを撮るところから始めます。
  3. AIに読ませて、足りないところを洗い出す集めた資料をAIに読ませ、これだけでは動けないところを挙げさせます。そのまま打てますこの手順書を読んで、はじめての人がこれだけを見て作業できるか判定してください。

    ・書かれていない前提(どこから始めるか、何を持っている想定か)
    ・判断が要るのに、基準が書かれていないところ
    ・うまくいかないときの対処が抜けているところ

    できない箇所を、具体的に挙げてください。
    抜けているのは、たいてい「言うまでもない」と思われていることです。書いた本人には見えません。
  4. 足りないところを、撮る・書き足す挙がった箇所だけを埋めます。全部を作り直す必要はありません。
    やっているところを撮るのが早いものは、撮ります。台本は要りません。
  5. AIが、手順に分けて、残す形を決める手順の区切り、要点、説明の文章まで出ます。
    そのうえで、文章のままがよいものと、映像にしたほうがよいものを分けます。手の動きや置き場所は、文章にすると長くなります。
  6. 「できた」の線を決める何ができたら次に進んでよいか。ここは人が決めます。
    線が無いと、見ただけで終わってしまいます。
  7. 新人がやってみて、止まったところを足す止まった場所が、そのまま抜けていた手順です。AIの指摘で拾えなかった分は、ここで出ます。
③ できあがるもの / 教育プログラム一式
  • 作業ごとの手順(実際の流れに沿って)
  • 映像で残したもの(手の動き・機械の操作・置き場所)
  • 文章のまま残したもの(条件や数値の一覧)
  • 各ステップの到達点(何ができたら次に進むか)
  • 初日〜1週間の習得チェック
  • 外国人スタッフ向けの翻訳(同じものから)
  • 教える人が変わっても引き継げる記録
④ こんな会社に向いています
  • 同じ作業なのに、教える人によって言うことが違う
  • 毎回、誰かが横について教えている
  • 手順書はあるが、実物と違っている/誰も見ていない
  • 新しく入った人が、聞かないと進められない
  • 人が辞めると、その作業ができる人がいなくなる
⑤ 同じことは、業種を越えて起きています
業種同じ構造で起きていること
小売・サービス業繁忙時間は口頭で一度きり。あとは見て覚えてもらう
介護・医療の現場新人の習得状況が、指導者ごとにしか分からない
工場のライン・施工現場安全と段取りの教え方が、班ごとに違う

たとえば、飲食店の場合——「新人が入るたび店長が付きっきり、でも忙しい時間は放置になり数日で来なくなる」——入社1か月以内に辞める理由は、「相談できる人がおらず孤立した」「聞いていた仕事と違った」が多くを占めます。手順が見られる形になっていれば、放置になりません。

⑥ たとえば、飲食店の場合(サンプル)
店長:「営業中は自分が動かないと回らないから、教えるのは口頭で一回きり。あとは見て覚えてって言うしかない」。新人:「先輩ごとに言うことが違って、どれが正解か分からないまま怒られる」。結局オーダーの通し方すら人によってバラバラのまま、辞めていく。
⑦ サンプル / 覚える順番に分ける
セクション/手順習得ステップ(段階化)
キッチン:仕込み① 計量と下処理の基本 → ② 仕込みリスト通りに一人で完了 → ③ 発注残数まで判断
キッチン:オペレーション① 提供順のルールを理解 → ② ピーク前の1品を任せる → ③ 複数オーダー同時進行を回す
ホール:ご案内・オーダー① 席案内と初回声かけ → ② ハンディ入力を一人で → ③ 常連対応・クレーム最初の受け答え
ホール:ドリンク/会計① ドリンク作成の基本 → ② レジ締めの流れ → ③ 混雑時の優先順位判断
締め・引き継ぎ① 清掃と原状復帰 → ② 翌日への申し送り → ③ アイドルタイムの段取りを決める
⑧ サンプル / 初日〜1週間の習得チェック
  • 身だしなみ・出退勤・衛生ルール(手洗い/アレルギー対応)を説明できる
  • ハンディでオーダーを一人で正しく通せる
  • 看板メニュー3品の提供手順と提供順を言える
  • ドリンクの基本セットを一人で作れる
  • レジ・会計の一連の操作を一人でこなせる
  • 締め作業と翌日への申し送りを一人で完了できる
KEY POINT

決まっている作業なら、並べておくだけで誰でもできる形になります。「見て覚えて」で覚えられるのは、教える人が横にいる間だけです。
残す形は、中身で選びます。条件や数値は文章のほうが速い。手の動きや置き場所は、映像なら一目です。いま文章になっているものを映像に直すだけで、覚えるのが早くなることもあります。
できたかどうかの線だけは、人が決めます。

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この領域で実際に作ったものです。すべてサンプルで、会社名・人物・数値は架空のものです。別のウィンドウで開きます。

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